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Administration
Eliminação de documentação do Arquivo
Agenda #40October 20, 2026
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Será apreciada a proposta de eliminação de documentação do Arquivo Municipal.
A eliminação de documentação de arquivos municipais está enquadrada pelo Decreto-Lei n.º 16/93, que regula o regime geral dos arquivos e do património arquivístico. Está também enquadrada pelo Decreto-Lei n.º 447/88 e pela Portaria n.º 1253/2009, que estabelece o regime de avaliação, seleção e eliminação de documentos da administração local. A Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), antiga Direção-Geral de Arquivos, tutela a política arquivística nacional. A DGLAB aprova a «Lista Consolidada» e os respetivos prazos de conservação. Estes documentos definem o que se pode destruir e quando, e o que tem de ser conservado de forma permanente por ter valor histórico, probatório ou informativo. Confirme os diplomas e as versões em vigor no Diário da República e no sítio da DGLAB, porque não consegui verificá-los numa pesquisa.
Na prática, o processo segue vários passos. Os serviços de arquivo elaboram um «auto de eliminação» com a identificação das séries documentais, as datas-limite e o fundamento do prazo de conservação. O auto é submetido à apreciação do órgão executivo, neste caso a Câmara Municipal. Em regra, a eliminação só avança depois de parecer ou autorização da DGLAB. A destruição deve ser feita de forma segura, para proteger dados pessoais, e respeitar as regras de proteção de dados (RGPD). Muitas vezes é feita por reciclagem certificada.
O tema importa por três razões. Liberta espaço e reduz custos de armazenamento. Cumpre o princípio da limitação da conservação dos dados pessoais. Garante que não se perde documentação com valor jurídico ou histórico para a memória do concelho. Os documentos podem ser consultados, por exemplo, para comprovar direitos, licenciamentos ou obras antigas, e por isso o rigor na avaliação é essencial.
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